FOTO : berpoto bersama usai kegiatan pembinaan Kearsipan oleh Kanwil KPKNL Klabar dan Singkawang, pada 24-25 Juli 2024 [ist]
Antonius Sutarjo – radarkalbar.com
SINGKAWANG – Kantor Wilayah (Kanwil) Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (Kanwil DJKN) Kalimantan Barat melaksanakan pembinaan Kearsipan di Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Singkawang, pada tanggal 24-25 Juli 2024.
Pembinaan tersebut dilakukan agar penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing unit pencipta arsip terlaksana dengan baik. Karena Arsip memiliki peran vital sebagai sumber informasi dan bukti otentik yang mendukung kelancaran administrasi, pengambilan keputusan, serta pelestarian sejarah.
Di era digital ini, tantangan dalam pengelolaan arsip semakin kompleks dengan adanya berbagai format dan media penyimpanan baru. Pembinaan kearsipan merupakan upaya strategis yang dilakukan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip.
Tujuan kegiatan pembinaan kearsipan adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip yang modern, sehingga dapat mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
Kegiatan pembinaan kearsipan di lingkungan Kanwil DJKN Kalimantan Barat dimulai dengan pelaksanaan uji petik kearsipan KPKNL Singkawang pada tanggal 24 Juli 2024.
Uji petik kearsipan KPKNL Singkawang dilakukan oleh Yustinus Ery Prastiantoko Arsiparis Ahli Muda DJKN dan Hendro Darpito (Arsiparis Ahli Pertama DJKN.
“Uji petik kearsipan bertujuan untuk mengevaluasi pengelolaan arsip di KPKNL Singkawang,” kata Yustinus Ery Prastiantoko Arsiparis Ahli Muda DJKN saat melasakanakan pembinaan kepada Kantor KPKNL Singkawang pekan lalu.
Secara umum, KPKNL Singkawang telah melakukan pengelolaan arsip dengan baik, antara lain terlihat dari sumber daya manusia yang kompeten dibidang kearsipan, serta tersedianya sarana dan prasarana yang memadai.
Tim arsiparis dari Kantor Pusat DJKN juga menyampaikan beberapa rekomendasi kepada KPKNL Singkawang.
Rekomendasi ini tentunya akan segera ditindaklanjuti oleh KPKNL Singkawang. Lebih lanjut, tim arsiparis dari Kantor Pusat DJKN,menyampaikan bahwa perbaikan pengelolaan kearsipan yang akan dilakukan juga perlu mempertimbangan prinsip CARE yaitu continuity, accountability, resilience, dan enthusiasm.
Setelah uji petik di KPKNL Singkawang, kegiatan pembinaan kearsipan di lingkungan Kanwil DJKN Kalimantan Barat dilanjutkan dengan pelaksanaan focus group discussion (FGD) pada tanggal 25 Juli 2024.
Pada pembukaan FGD, Tetik Fajar Ruwandari, Kepala Kanwil DJKN Kalimantan Barat, dalam sambutannya menyampaikan, bahwa tata kelola arsip yang efisien dan efektif akan memberikan dampak positif bagi unit kerja.
“Saya pastikan bahwa salah satu tugas negara adalah memastikan arsip negara dapat terlindungi dan terselamatkan untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat,” katanya.
FGD pembinaan kearsipan kali ini menghadirkan Atiqa Nur Latifa salah seorang akademisi Universitas Tanjungpura. Pada kesempatan itu ia menyampaikan materi mengenai tata kelola arsip yang modern pada instansi pemerintah di era digital.
“Seiring dengan peningkatan penggunaan teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan,” katanya
Lebih lanjut Atiqa mengungkapkan, bahwa pengarsipan dokumen maupun record secara elektronik atau digital menjadi isu penting yang perlu mendapatkan perhatian.
Sementara itu ditempatkan yang sama tim arsiparis dari Kantor Pusat DJKN menyampaikan materi mengenai studi empirik pengelolaan arsip di lingkungan DJKN.
Dalam paparan ia menyampaikan, bahwa karakteristik arsip yang perlu dijaga dalam penyelenggaraan kearsipan meliputi aspek autentik, utuh, dan terpercaya.
Ia juga menjelaskan, mengenai arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Kesempatan FGD ini, Haidar Budi Ismail Duta Arsip KPKNL Singkawang, menjadi moderator dalam sesi diskusi. Peserta FGD mengikuti diskusi dengan antusias.
“Semoga melalui kegiatan pembinaan kearsipan ini menjadi langkah yang baik untuk membangun budaya sadar arsip dan demi meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di lingkup Kanwil DJKN Kalimantan Barat,” harapannya. (itns)